GWS Admin Tips 1 - Automate work through csv

Esse o primeiro post de uma serie de dicas para administradores do painel Admin Google Workspace. Ideias de como facilitar a gesto dos usurios mantendo a segurana e boas prticas. Neste post vamos revisar como utilizar recursos nativos do Admin Console para agilizar o processo de provisionamento de usurios assim como o processo de atualizao de informaes em massa.

Esse recurso muito util quando precisamos atualizar muitos usurios e temos as informaes que precisamos atualizar j prontas em um documento, como um Google Sheets por exemplo.

Ento vamos l

1. Fazer download da planilha modelo.Para comear necessrio uma planilha modelo. Voc como administrador pode fazer o download dela acessando o Admin Console (admin.google.com) e clicando em Usurios > Atualizar usurios em massa no menu superior > Fazer o download do modelo CSV em branco

Uma vez que o download foi feito, voc ter um arquivo .csv com os seguintes campos:

• First Name [Required]
• Last Name [Required]
• Email Address [Required]
• Password [Required]
• Password Hash Function [UPLOAD ONLY]
• Org Unit Path [Required]
• New Primary Email [UPLOAD ONLY]
• Recovery Email
• Home Secondary Email
• Work Secondary Email
• Recovery Phone [MUST BE IN THE E.164 FORMAT]
• Work Phone
• Home Phone
• Mobile Phone
• Work Address
• Home Address
• Employee ID
• Employee Type
• Employee Title
• Manager Email
• Department
• Cost Center
• Building ID
• Floor Name
• Floor Section
• Change Password at Next Sign-In
• New Status [UPLOAD ONLY]
• Advanced Protection Program enrollment

Daqui em diante, vamos dividir o upload em duas opes:

1. Criar usurios em massa
2. Atualizar usurios em massa.

1. Criar usurios em massa

Para a criao de usurios em massa alguns campos/colunas so obrigatrios de estarem no CSV. Todos os campos/colunas que tiverem a tag REQUIRED, devem ser mantidos para que os usurios possam ser criados sem problemas. Eles so 5:

• First Name [Required]
• Last Name [Required]
• Email Address [Required]
• Password [Required]
• Org Unit Path [Required]

OBS1: A senha deve seguir as melhores prticas do Google tendo no mnimo 8 caracteres.

OBS2: A Org Unit Path, OU, quando identificada, deve sinalizar os nveis por meio de um sinal de barra /. Se quero que o usurio fique em minha OU raiz, necessrio apenas incluir a barra / na celula referente ele. Caso queira outra unidade abaixo da raiz, devo ento fazer o caminho com a barra /Filial SP/Financeiro;

Caso queira incluir informaes em qualquer outro campo do usurio, como Telefone corporativo (Work Phone), Cargo (Employee Title), Departamento (Department) basta preencher esses campos.

(Opcional) Para exigir que um usurio redefina a senha no primeiro login, na coluna Change Password at Next Sign-In, digite TRUE. Caso contrrio, deixe a coluna em branco. Recomendamos essa opo para que o usurio tenha uma senha que somente ele saiba :D

Para uma referencia de quais tipos de dados devem ser includos em cada coluna, utilize este tpico oficial do Google.

O documento final deve se parecer com algo assim:

Aps ter o arquivo pronto, salve-o novamente em formato .CSV e ento volte ao Admin Console (admin.google.com) em Usurios > Atualizar usurios em massa no menu superior > Anexar arquivo CSV e aps selecionar o arquivo, clique em Fazer upload.

No Admin Console, ser possvel acompanhar o status do processo clicando no cone de ampulheta direita

E aps alguns segundos, Voil! Os usurios tero sido criados em seu painel Google Workspace